POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES KOGGI S.A.S + 30L TECHNOLOGIES SAPI de CV
El Artículo 15 de la Constitución Política de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales (según se definen más adelante) que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros, a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se procesa o utiliza esa clase de información.
Asimismo, en equilibrio, justicia y equidad al citado Artículo 15, el Artículo 20 de la Constitución consagra el derecho de cualquier persona de recibir información veraz e imparcial.
Por lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y su respectivo decreto reglamentario No. 1377 de junio de 2013, decreto único reglamentario 1074 de 2015 y circular externa No. 2 de noviembre 3 de 2015 de la Superintendencia de industria y Comercio.
KOGGI S.A.S. (en adelante “KOGGI”) + 30L TECHNOLOGIES SAPI de CV, (en adelante “ALOHOME”) están comprometidos con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de Datos Personales y con el respeto de los derechos de los Titulares de la información. Por eso, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, (en adelante “la Política”) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren el Tratamiento de Datos Personales y de obligatorio cumplimiento por parte de KOGGI + ALOHOME, sus administradores, empleados y los terceros con quien este se relacione contractual o comercialmente.
OBJETIVO
El objetivo de la presente Política es, junto con las medidas técnicas, humanas y administrativas implementadas, garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales aplicable, así como la definición de los lineamientos para la atención de consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales sobre los que KOGGI + ALOHOME, realizan algún tipo de Tratamiento.
ALCANCE
Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de KOGGI y ALOHOME, sus directores, administradores, colaboradores y los demás terceros quienes la representan o actúan por ella, o con los que KOGGI + ALOHOME, tienen algún tipo de vínculo, sea legal, comercial o convencional.
Todos los funcionarios de KOGGI + ALOHOME, deben observar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta Política en el desarrollo de sus funciones.
DEFINICIONES
Las palabras y términos que se definen seguidamente, cuando ellos se escriban con mayúscula inicial según se hace en sus respectivas definiciones, fuere o no necesario conforme a las reglas ortográficas del uso de las mayúsculas, e independientemente del lugar de esta política en que se utilicen, según sea necesario para el adecuado entendimiento de esta, tendrán los significados que a cada una de dichas palabras o términos se les dé a continuación:
Dato Personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros.
Dato Público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato Semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.
Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de Privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.
Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.
ÁREA ENCARGADA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El área administrativa es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
Los datos de contacto del área encargada de KOGGI y ALOHOME para este fin son:
Correo electrónico: protecciondedatos@koggi.co
Dirección física: Av. Cr. 19 No. 95 - 12/20 of. 601 Edificio Torre Sigma
Atención telefónica: +57 601 555 40 80 / 01 800 913 5528
Correo electrónico: info@alohome.io
Dirección física: Calle Avena #57 Col. Granjas Esmeralda CP 09810
Atención telefónica: +5215554185062 / +5215513796926
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En todo Tratamiento realizado por KOGGI y ALOHOME deberán cumplirse los principios y reglas establecidas en la normatividad vigente y en el presente documento, con el fin de garantizar el derecho al hábeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de ley por parte de KOGGI y ALOHOME. Estos principios son:
En relación con la Recolección de Datos Personales
❏ Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, el Tratamiento de los Datos Personales solo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
❏ Principio de Limitación de la Recolección: Solo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de Datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el Tratamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron solicitados.
En relación con el Uso de Datos Personales
❏ Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
❏ Principio de Temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los Datos serán conservados cuando sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
En relación con la Calidad de la Información
❏ Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los Datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando KOGGI y ALOHOME lo determinen, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.
En relación con la Protección, el Acceso y la Circulación de Datos Personales
❏ Principio de Seguridad: KOGGI y ALOHOME, en el Tratamiento de Datos Personales deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca al interior para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
❏ Principio de Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento, sin restricciones y dentro del término legal, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
❏ Principio de Acceso restringido: KOGGI y ALOHOME no pondrán a disposición de personas autorizadas Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso correspondiente.
❏ Principio de Confidencialidad: KOGGI y ALOHOME deben siempre realizar el Tratamiento de Datos Personales disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal y para evitar que este sea adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas, de manera fraudulenta.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DE ESTE.
Todo Tratamiento de Datos Personales realizado por KOGGI y ALOHOME, tendrán una finalidad legal y constitucional legítima que atienda al desarrollo de su objeto social. La utilización de los Datos Personales se destinará a las actividades exclusivas para las cuales fueron autorizadas por el Titular, las finalidades del Tratamiento de Datos Personales son:
1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de KOGGI y ALOHOME en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
2. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios. 3. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
4. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por KOGGI y ALOHOME.
5. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual KOGGI y ALOHOME tengan un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de estas.
6. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
7. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS, chat y aplicaciones de chat telefónico, para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
8. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
9. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por KOGGI y ALOHOME con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de KOGGI o de ALOHOME).
10. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente), en caso de que se trate de empleados de KOGGI y ALOHOME.
11. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales KOGGI o ALOHOME hayan suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
12. Prestar los servicios ofrecidos por KOGGI y ALOHOME y aceptados en el contrato suscrito.
13. Suministrar la información a terceros con los cuales KOGGI y ALOHOME tengan relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
14. Realizar labores de videovigilancia en las instalaciones de KOGGI y ALOHOME.
15. Transferir datos personales a las compañías con las cuales KOGGI y ALOHOME, cuenten con relaciones contractuales que actuarán como responsable del Tratamiento.
16. Atención de requerimientos de autoridades y suministrar información a entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la Ley. 17. Gestiones de cobranzas o de índole comercial.
DERECHOS Y DEBERES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Derechos de los titulares.
De conformidad con el artículo 8 de la ley 1581 de 2012 y demás leyes o normas que lo regulen, el Titular tiene derechos de:
a) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
Deberes de KOGGI y ALOHOME
De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas o leyes que lo regulen, KOGGI y ALOHOME en su calidad de responsables, se comprometen a cumplir con los siguientes deberes:
Deberes respecto del Titular del Dato.
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus Datos Personales.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la Autorización otorgada por el Titular.
c) Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
d) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales. e) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política.
Deberes respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.
a) Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Actualizar la información cuando sea necesario.
d) Rectificar los Datos Personales, cuando ello sea procedente.
Deberes cuando realiza el Tratamiento a través de un Encargado.
a) Suministrar al Encargado únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
b) Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
c) Comunicar de forma oportuna al Encargado, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
d) Informar de manera oportuna al Encargado las rectificaciones realizada sobre los Datos Personales para que este proceda a realizar los ajustes pertinentes.
e) Exigir al Encargado, el cumplimiento de las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular.
f) Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.
a) Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
b) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER EL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, KOGGI y ALOHOME presentan el procedimiento y requisitos mínimos para que los Titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la Autorización:
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
1. Nombre completo y apellidos
2. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
3. Medios para recibir respuesta a su solicitud,
4. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar, suprimir o acceder a la información) 5. Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, KOGGI y ALOHOME informarán al interesado previo al vencimiento del término inicial los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
VIGENCIA
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de septiembre de 2021.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
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